Privacyverklaring

Back2Better verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Contactgegevens

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Back2Better is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor vragen over privacy of de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via inge@back2better.nl.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onder andere:

• particuliere cliënten;
• medewerkers en deelnemers aan trajecten;
• contactpersonen bij opdrachtgevers;
• werkgevers, HR-professionals en zakelijke relaties;
• deelnemers aan trainingen, workshops en teamtrajecten;
• bezoekers die via de website of per e-mail contact opnemen met Back2Better.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van het contact en de dienstverlening. Back2Better kan onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam en contactgegevens;
• adresgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam en functie;
• gegevens over afspraken en trajecten;
• administratieve, contractuele en factuurgegevens;
• correspondentie;
• gegevens die iemand zelf verstrekt tijdens een intake, coaching- of begeleidingstraject;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en evaluatie van een opdracht.

We verzamelen niet meer persoonsgegevens dan voor het betreffende doel noodzakelijk is.

4. Persoonlijke en bijzondere persoonsgegevens

Binnen coaching, verzuimbegeleiding, re-integratie en andere vormen van begeleiding kan persoonlijke of gevoelige informatie worden besproken, waaronder gegevens over gezondheid. Hier gaan wij extra zorgvuldig mee om.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, verwerken we uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. In de praktijk is dit meestal jouw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Deze toestemming kun je op elk moment weer intrekken; dit heeft geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden. We beperken de vastlegging tot informatie die daadwerkelijk noodzakelijk is voor de begeleiding.

Persoonlijke informatie uit individuele gesprekken wordt vertrouwelijk behandeld en wordt niet zonder geldige grondslag gedeeld met een werkgever, opdrachtgever of andere derde.

5. Wanneer een werkgever opdrachtgever is

Bij zakelijke trajecten kan een organisatie opdrachtgever zijn terwijl een medewerker, leidinggevende of andere deelnemer de begeleiding ontvangt. In die situatie houden wij het belang van de deelnemer en dat van de opdrachtgever zorgvuldig gescheiden.

Vooraf maken we waar nodig afspraken over:

• het doel van het traject;
• de rol van Back2Better;
• welke informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht;
• welke informatie eventueel wordt teruggekoppeld;
• evaluatie en rapportage.

Inhoudelijke informatie uit persoonlijke gesprekken wordt niet automatisch aan de opdrachtgever verstrekt. Waar mogelijk rapporteren we op het niveau van voortgang, proces of afgesproken doelstellingen, zonder meer persoonlijke informatie te delen dan noodzakelijk.

6. Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor:

• het beantwoorden van vragen;
• het voeren en plannen van kennismakings- en intakegesprekken;
• het opstellen van offertes en voorstellen;
• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• coaching en begeleiding;
• verzuim- en re-integratietrajecten;
• team-, leiderschaps- en organisatieontwikkeling;
• trainingen en workshops;
• communicatie gedurende en na afloop van een traject;
• evaluatie en kwaliteitsbewaking;
• facturatie en financiële administratie;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

7. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meer grondslagen uit de AVG:

• uitvoering van een overeenkomst;
• het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang;
• toestemming, wanneer toestemming voor de betreffende verwerking vereist is.

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan die toestemming worden ingetrokken.

8. Delen van persoonsgegevens

Back2Better verkoopt persoonsgegevens nooit.

We verstrekken persoonsgegevens alleen aan andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat. Dat kunnen bijvoorbeeld partijen zijn die ons ondersteunen bij administratie en boekhouding, beveiligde digitale opslag, hosting en technisch beheer, zakelijke communicatie of professionele dienstverlening binnen een traject.

Wanneer een partij namens Back2Better persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.

9. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Back2Better maakt gebruik van een beperkt aantal externe partijen voor hosting, opslag en administratie. Onze website en e-mail worden gehost door Strato, en onze financiële administratie verloopt via e-boekhouden.nl; beide partijen verwerken gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Voor de opslag van bepaalde bestanden maken we gebruik van Dropbox. Dropbox, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten, waardoor hierbij sprake is van doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EER. Deze doorgifte vindt plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie, die beide zijn bedoeld om een passend beschermingsniveau te waarborgen dat vergelijkbaar is met de bescherming onder de AVG.

Mochten we in de toekomst andere partijen inschakelen die persoonsgegevens buiten de EER verwerken, dan zorgen we ook dan voor passende waarborgen en werken we deze privacyverklaring bij.

10. Beveiliging en opslag van cliëntgegevens

Back2Better neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Cliënt- en trajectgegevens worden uitsluitend opgeslagen in een beveiligde digitale omgeving. De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden of het betreffende traject.

11. Bewaartermijnen

Back2Better bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Gegevens die niet meer noodzakelijk zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

12. Website en cookies

Back2Better gebruikt op dit moment geen Google Analytics, nieuwsbriefsysteem of online afspraaktool.

Wanneer de website uitsluitend gebruikmaakt van functionele of technisch noodzakelijke cookies, worden deze alleen ingezet om de website goed te laten functioneren. Als Back2Better in de toekomst aanvullende analyse- of marketingtechnieken gaat gebruiken, wordt deze privacyverklaring en waar nodig de cookie-informatie daarop aangepast.

13. Contactformulier en e-mail

Wanneer je via de website of per e-mail contact met ons opneemt, gebruiken we de gegevens die je verstrekt om jouw vraag te beantwoorden of een afspraak te maken.

We vragen bezoekers om via een openbaar contactformulier of gewone e-mail geen uitgebreide medische of andere zeer gevoelige informatie te versturen. Wanneer dergelijke informatie nodig is voor een traject, bespreken we hoe deze op een passende en veilige manier kan worden gedeeld.

14. Jouw privacyrechten

Je hebt onder de AVG onder andere het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens we van jou verwerken;
• inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• in bepaalde situaties gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking in bepaalde situaties te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• toestemming in te trekken wanneer een verwerking daarop is gebaseerd.

Wil je van een van deze rechten gebruikmaken? Neem dan contact op via inge@back2better.nl. Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we vragen om aanvullende informatie om jouw identiteit te controleren.

15. Beveiligingsincidenten en datalekken

Bij een vermoeden van een beveiligingsincident of datalek onderzoeken we wat er is gebeurd, welke persoonsgegevens mogelijk zijn geraakt en welke maatregelen nodig zijn. Indien de wet dat vereist, melden we een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we betrokken personen.

16. Klachten

Heb je vragen of zorgen over de manier waarop Back2Better met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via inge@back2better.nl. We zoeken graag samen naar een passende oplossing.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening en de manier waarop we persoonsgegevens verwerken kunnen veranderen. Daarom kan deze privacyverklaring worden aangepast. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Back2Better.